EnQuête de Job
Tout pour trouver le métier qui vous convient
Assistanat de direction - Secrétaires d'administration et secrétaires exécutifs
Domaines : Support à l'entreprise > Secrétariat et assistance
Ce métier vous correspond-il ?
Voici ses principales missions :
- Assiste un ou plusieurs responsable(s) (cadre dirigeant, directeur,...) afin d'optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, ...). Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.
- Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, suivi de relance clients, gestion administrative du personnel ...) ou d'évènements spécifiques (organisation de séminaires, salons, ...).
- Peut coordonner une équipe.
Il est adapté aux personnes ayant :
- Majoritairement un profil Conventionnel (Vous aimez organiser, compter, mesurer, vérifier...)
- et de façon secondaire Social (Vous aimez aider, rencontrer, accompagner, faire à plusieurs...).
En quoi consiste le métier de Assistanat de direction ?
Ce métier peut aussi porter les noms suivants :
- Assistant / Assistante de direction
- Assistant / Assistante de direction bilingue
- Assistant / Assistante de direction trilingue
- Attaché / Attachée de direction
- Secrétaire de direction
- Secrétaire de direction bilingue
- Secrétaire de direction trilingue
- Assistant / Assistante de manager
- Office manager
Plus concrètement, voici des exemples de ses missions
Les savoir-faire de base du métier
- Réaliser la gestion administrative des contrats
- Traiter l'information (collecter, classer et mettre à jour)
- Accueillir une clientèle
- Organiser des déplacements professionnels
- Rédiger des supports de communication interne (rapport, compte rendu, note...)
- Réaliser la gestion administrative du courrier
- Filtrer des appels téléphoniques
- Organiser le planning d'un responsable, collaborateur
- Saisir des documents numériques
- Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes etc.)
- Préparer et organiser des réunions
Et, potentiellement de façon annexe
Les savoir-faire spécifiques du métier
- Coordonner l'activité d'une équipe
- Actualiser la documentation professionnelle et réglementaire
- Réaliser les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons
- Suivre les conditions d'exécution d'un contrat
- Concevoir un tableau de bord
- Réaliser un suivi d'activité
- Organiser la logistique des recrutements et des formations
- Réaliser un suivi administratif du personnel
- Archiver des documents de référence
- Organiser des actions de communication
- Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité
- Construire un dossier professionnel
- Suivre l'évolution d'un dossier professionnel
Les connaissances générales requises
Les savoirs de base du métier
Le diplôme ne fait pas tout. Ce métier sollicitera vos compétences en matière de :
Mais encore...
Les savoirs spécifiques du métier
Dans quels environnement travaillent les Secrétaires d'administration et secrétaires exécutifs ?
Structures :
Les Secrétaires d'administration et secrétaires exécutifs travaillent principalement dans les structures suivantes :
- Association
- Collectivité territoriale
- Entreprise publique/établissement public
Conditions :
Les Secrétaires d'administration et secrétaires exécutifs travaillent dans les conditions suivantes :
Autre particuliarités du métier
- L'activité de cet emploi/métier s'exerce au sein d'entreprises privées, d'établissements publics, en relation avec différents interlocuteurs ou services (responsable, clients, service ressources humaines, comptabilité, ...).
- Elle varie selon la taille, le mode d'organisation et le domaine d'activité de la structure.
Devenir Assistanat de direction : quelle formation, quels diplômes, quelles compétences ?
Formations et diplômes demandés
- Cet emploi/métier est accessible avec un diplôme de niveau Bac+2 (BTS, DUT, ...) en assistanat de direction, secrétariat trilingue, assistanat de gestion.
- Il est également accessible avec un diplôme de niveau Bac (professionnel, technologique, ...) en secrétariat complété par une expérience professionnelle.
- Un complément de formation de niveau Licence en droit, gestion comptable ou langues peut permettre d'accéder à des postes à responsabilité.
- La pratique d'une ou plusieurs langue(s) étrangère(s) est requise.
Que faire après ? Perpsectives d'évolution
En règle générale, deux types de mobilité sont possibles. Vous pouvez exercer un métier proche, qui mobilise les mêmes compétences sur lequel vous aurez une expérience transférable. Vous pouvez aussi progresser verticalement, monter dans la hiérarchie une fois que vous aurez accumulé assez d'expérience.
Mobilité vers des métiers proches
Voici quelques idées de métiers assez proches, vers lesquels vous pourrez évoluer, ou sur lesquels vous reporter si le métier de cette fiche ne vous correspond pas totalement :
Mobilité en évolution professionnelle
Voici les évolutions professionnelles fréquentes après avoir exercé le métier quelques années :
Métiers connexes
Pas sûr que ce métier vous convienne ? Envie d'une reconversion ? Voici des métiers proches. Ils ne sont pas forcément dans le même domaine, mais ils ont le même profil RIASEC, à savoir Conventionnel / Social.
Banque, Assurance, Immobilier
Hôtellerie-Restauration, Tourisme, Loisirs et Animation
Commerce, Vente et Grande distribution
Support à l'entreprise
- Assistanat en ressources humaines
- Accueil et renseignements
- Opérations administratives
- Assistanat de direction
- Assistanat technique et administratif
- Secrétariat
- Secrétariat comptable
- Secrétariat et assistanat médical ou médico-social